Notuleer jij die vergadering straks even?
Naast deelnemer ook notulist
De vaste notulist is ziek vertrokken van kantoor. De vergadering gaat wel door. Omdat er een verslag gemaakt moet worden, krijg je vlak voor aanvang de vraag of je deze keer, naast deelnemer ook de rol van notulist op je wilt nemen. Je ziet de vaste notulist altijd mee tikken achter de laptop. Dat moet toch niet moeilijk zijn? Een uurtje later loop je richting de vergaderruimte.
Tijdens de vergadering praten deelnemers door elkaar. Het tempo ligt hoog. Net als je het gesprokene samenvat onder agendapunt 4 zijn ze alweer bij punt 6. Wat moet je nou over agendapunt 5 schrijven? Je mist besluiten die zijn genomen die van belang zijn voor het vervolgproces. Ook lukt het je niet om actief deel te nemen aan de discussies die worden gevoerd. Het notuleren vraagt al jouw energie.
Het uitwerken van de notulen
Nadat de vergadering is afgelopen slaak je een zucht van verlichting. Dat zit erop! Een week na de vergadering krijg je de vraag of de notulen al gereed zijn, want ze zijn nodig voor het vergaderproces. Je hebt het uitwerken van de notulen onderaan de to-do-lijst gezet. Met lichte tegenzin open je het document en begin je met het uitwerken. Het is één grote lap tekst. Hoe zat dat ook alweer met agendapunten 5 en 6? Je kunt het je niet meer herinneren en baalt ervan dat je niet eerder begonnen bent met de uitwerking.
Het is van belang dat je je woorden zorgvuldig kiest in de notulen. Maar een nachtje erover slapen is geen optie. De notulen moeten aan het einde van de dag ingeleverd worden. Om 17.30 uur rond je de notulen af. Je hebt geen tijd meer om de tekst te controleren op inhoudelijke of tekstuele fouten. Je stuurt het zonder een laatste check naar de voorzitter. Als je naar huis gaat, concludeer je dat het maken van notulen erg tijdrovend is. Al met al ben je niet tevreden met het werk dat je afgeleverd hebt. Het maken van goede notulen blijkt moeilijker te zijn dan je van te voren had gedacht.
Notuleren makkelijker maken
Herken jij je in bovenstaande? Dan heb ik iets voor je waardoor het notuleren makkelijker – en misschien ook wel leuker – wordt. Je krijgt van mij vijf tips voor het maken van goede notulen.
Ik hoop dat je de tips waardevol vindt.
Zie je het na het lezen van de tips toch niet zitten om een vergadering te notuleren? Dan kun je ook overwegen om de verslaglegging uit te besteden aan een professionele notulist. Lees meer over de notuleerservice van Spot Secretariaat.
