Tegengestelde belangen notuleren

 

Situatie waarin belangen botsen

Als een vergadering is bedoeld om overeenstemming te bereiken, dan kunnen deelnemers met elkaar in conflict komen. Bijvoorbeeld als men tegengestelde belangen heeft. In de onderstaande situatie heeft de eigenaar weinig aan een nieuw liftsysteem, terwijl hij daar wel aan meebetaalt. Er bestaat een kans dat de eigenaar niet instemt met het voorstel van het bestuur. De belangen botsen.

Stel, je bent eigenaar van een appartement op de tweede verdieping en maakt nooit gebruik van de lift. Tijdens de jaarlijkse algemene ledenvergadering van de Vereniging van Eigenaren wordt aan jou gevraagd om in te stemmen met het voorstel van het bestuur om fors te investeren in een nieuw liftsysteem.

 

Objectieve verslaglegging

Conflicten verhogen de moeilijkheidsgraad van het notuleren, terwijl goede notulen juist voor zo’n vergadering heel belangrijk zijn. Met name als er vergaande besluiten worden genomen met grote consequenties. Het inhuren van een notulist biedt dan uitkomst.

Een externe notulist is onafhankelijk. Zij vertrekt geen spier, ongeacht wat zij tijdens een vergadering te horen krijgt. De notulist laat zich niet meeslepen door geëmotioneerde vergaderdeelnemers, maar neemt van een afstand waar en richt zich op argumenten van alle deelnemers. Dit resulteert in objectieve verslaglegging.

Objectieve notulen van belang bij meerdere belangen

 

Zorgvuldige woordkeuze in verslag

Een ander voordeel van het inhuren van een professionele notulist is, dat zij in het verslag haar woorden zorgvuldig kiest. Immers, in situaties waarin belangen botsen worden door deelnemers weleens harde woorden gebruikt, die men liever niet in het verslag terugleest. Vooral niet als het verslag openbaar wordt. Het is dan de kunst om een verslag te maken dat de essentie van de vergadering weergeeft zonder de scherpe randen.

 

Meer informatie?

Wil je meer weten over het notuleren van vergaderingen met tegengestelde belangen? Of wil je een professionele notulist inhuren die een objectief verslag maakt? Ga dan naar deze pagina of neem direct contact op en vraag een vrijblijvende offerte op.